Jak wystawić fakturę sprzedażową?

Fakturę dla swojego klienta wystawisz bezpośrednio w systemie Bizky One.

Możesz rozpocząć na dwa sposoby:

• wybrać skrót Dodaj fakturę sprzedaży znajdujący się na górze głównego panelu,
• przejść do sekcji Dokumenty sprzedaży → Dodaj fakturę sprzedaży.  

Zanim rozpoczniesz, upewnij się, czy współpraca z klientem nie wymaga wcześniejszego zawarcia umowy.

Szczegółowe zasady znajdziesz w artykule: Kiedy potrzebna jest umowa z kontrahentem?

Najpierw przygotowujesz Szkic

W Bizky One nie wystawiasz od razu gotowej faktury VAT.

Najpierw przygotowujesz Szkic faktury, czyli dokument, który po uzupełnieniu trafia do naszej księgowości do weryfikacji.

Dopiero po zaakceptowaniu Szkicu zostanie wystawiona właściwa faktura VAT.

Dodaj lub wybierz kontrahenta

Do wystawienia faktury potrzebne są dane Twojego klienta.

Kontrahenta możesz dodać:

• wcześniej w sekcji Kontrahenci,
• bezpośrednio podczas przygotowywania faktury. 

W Bizky One możesz wybrać:

• Firmę z Polski,
• Firmę spoza Polski,
• Osobę fizyczną.

Firma z Polski

Wybierz Firma z Polski, wpisz NIP kontrahenta i kliknij Pobierz z GUS.

System automatycznie uzupełni dostępne dane firmy.

Jeżeli zauważysz, że któraś z informacji jest nieaktualna, możesz wybrać Wprowadź samodzielnie i poprawić dane ręcznie.

Firma spoza Polski

Wybierz Firma spoza Polski, a następnie wpisz dane kontrahenta samodzielnie, w tym jego nazwę i adres.

Jeżeli dodajesz firmę wyłącznie na potrzeby faktury sprzedaży, pola dotyczące rachunku bankowego kontrahenta mogą pozostać puste.

Osoba fizyczna

Wybierz Osoba fizyczna i uzupełnij jej imię, nazwisko oraz adres.

Pola dotyczące banku i rachunku bankowego również mogą pozostać puste.

Jeżeli kontrahent został już wcześniej dodany, po prostu wybierz go z listy wystawiając fakturę. Jego dane zostaną automatycznie przypisane do przygotowywanej faktury.

Wybierz konto bankowe

W polu Konto bankowe Bizky One automatycznie wskaże Twoje podstawowe konto biznesowe w PLN.

Jeżeli wystawiasz fakturę w złotówkach, nie musisz zmieniać tego rachunku.

Jeżeli masz uruchomione dodatkowe subkonto walutowe, możesz rozwinąć listę i wybrać rachunek prowadzony w odpowiedniej walucie.

Więcej informacji o rachunkach znajdziesz w artykule: Gdzie znajdę numery rachunków, saldo i historię transakcji?

Jak uzupełnić daty?

Datę wystawienia najlepiej pozostawić bez zmian.

Będzie ona odpowiadała dniu, w którym nasza księgowość zaakceptuje przygotowany przez Ciebie dokument.

Jeżeli przekażesz dokument do akceptacji przed godziną 15:00 w dzień roboczy, zazwyczaj zostanie zweryfikowany jeszcze tego samego dnia. Dokument przesłany później jest zwykle weryfikowany kolejnego dnia roboczego.

Data sprzedaży to data wykonania usługi.

Jeżeli usługa została wykonana w tym samym miesiącu, wpisz dzień, w którym została zakończona.

Możesz również wystawić na początku kolejnego miesiąca fakturę za usługę wykonaną w poprzednim miesiącu. Zrób to najpóźniej do 15. dnia kolejnego miesiąca.

Przykład: jeśli usługa została wykonana 31 lipca, fakturę z datą sprzedaży 31 lipca możesz przygotować najpóźniej 15 sierpnia.

Termin płatności

W polu Termin płatności wskaż datę, do której Twój klient powinien zapłacić za fakturę.

Jak wybrać typ płatności?

W polu Typ płatności wybierz sposób, w jaki klient ma zapłacić za fakturę.

Najczęściej będzie to Przelew.

Jeżeli wystawiasz fakturę osobie fizycznej, nie wybieraj płatności gotówką. Przyjmowanie gotówki od osób fizycznych może wymagać rozliczenia sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej.

Jeżeli kontrahentem jest firma i przyjmiesz od niej gotówkę, otrzymane środki wpłać na swoje konto biznesowe. W tytule przelewu wpisz numer faktury, której dotyczy płatność.

Status płatności

W polu Status płatności wskaż, czy faktura została już opłacona.

Jeżeli nadal czekasz na przelew od klienta, pozostaw status "Oczekuje na płatność". Jeśli płatność została już otrzymana, wybierz status "Opłacone".

Wybierz walutę

Jeżeli wystawiasz fakturę w złotówkach, pozostaw domyślnie ustawioną walutę PLN.

Jeżeli faktura ma być wystawiona w walucie obcej, możesz korzystać z dodatkowego subkonta walutowego. Dzięki temu klient może zapłacić bezpośrednio na rachunek prowadzony w danej walucie.

Jeśli nie masz subkonta walutowego, płatność w walucie obcej może trafić na Twoje konto biznesowe w PLN. W takiej sytuacji bank automatycznie przewalutuje środki na złotówki. Pamiętaj, że zastosowany kurs może być mniej korzystny, a za przyjęcie takiego przelewu bank pobierze dodatkowo 30 zł prowizji. 

Wybierz typ transakcji VAT

Jeżeli wystawiasz fakturę polskiej firmie albo osobie fizycznej, pozostaw:

Typ transakcji VAT → Sprzedaż krajowa – S

Jeżeli wystawiasz fakturę firmie zagranicznej, wybierz:

Typ transakcji VAT → Sprzedaż poza terytorium kraju – SPTK.

Jeżeli nie masz pewności, jaki typ transakcji wybrać, zgłoś się do nas przed dodaniem dokumentu.

Czy wpisać kwotę netto czy brutto?

Pole Licz od określa, od której wartości Bizky One ma rozpocząć obliczenia.

Jeżeli z klientem ustaliliście:

• kwotę netto – wybierz Licz od netto i wpisz wartość netto,
• ostateczną kwotę do zapłaty – wybierz Licz od brutto i wpisz wartość brutto.

System automatycznie wyliczy pozostałe wartości zgodnie z wybraną stawką VAT.

Jak uzupełnić pozycję na fakturze?

W polu Nazwa wpisz usługę, którą wykonałeś dla klienta.

Nazwa powinna jasno wskazywać, czego dotyczy rozliczenie, np.:

• Usługi graficzne,
• Obsługa kampanii marketingowej,
• Usługi programistyczne.

W polu Kategoria pozycji wybierz Usługa.

Następnie określ ilość oraz jednostkę miary, która odpowiada sposobowi rozliczenia z klientem.

Może to być np.:

• usługa – przy rozliczeniu konkretnej usługi,
• miesiąc – przy miesięcznym okresie współpracy,
• godzina – przy rozliczeniu godzinowym,
• dzień – jeżeli wynagrodzenie zależy od liczby dni.

Przykładowo, jeśli rozliczasz cały miesiąc współpracy, możesz wybrać jednostkę miesiąc i wpisać ilość 1.
Jeżeli rozliczasz 50 godzin pracy, wybierz jednostkę godzina i wpisz 50.

Jaką stawkę VAT wybrać?

Najczęściej stosowaną stawką jest 23% VAT.

W Bizky One dostępne są również inne stawki, m.in.:

• 5% – np. przy sprzedaży e-booków,
• 8% – dla wybranych usług, np. fryzjerskich, usług z branży beauty czy niektórych projektów rozliczanych z przekazaniem praw autorskich,
• ZW – oznaczające zwolnienie z VAT m.in. przy nauczaniu języków obcych,
• NPO – wykorzystywane przy określonych rozliczeniach z zagranicznymi klientami.

❗Jeżeli nie masz pewności, jaką stawkę VAT zastosować, skontaktuj się z nami przez Centrum Pomocy przed przekazaniem faktury do akceptacji.

Więcej informacji znajdziesz również w artykule Jak działa podatek VAT w Bizky Prime?

Pamiętaj o VAT przy planowaniu wypłaty środków

Na Twoje konto biznesowe może wpłynąć cała kwota brutto zapłacona przez klienta.

Nie oznacza to jednak, że cała ta kwota jest przeznaczona do późniejszej wypłaty na Twoje konto prywatne.

Część otrzymanych środków może stanowić podatek VAT, który zostanie później rozliczony z Urzędem Skarbowym. Dlatego przy planowaniu wypłaty kieruj się przede wszystkim wartością netto sprzedaży.

❗ VAT nie zawsze trafia automatycznie na osobne konto biznesowe VAT. Jeśli klient zapłaci zwykłym przelewem, cała kwota brutto może pozostać na Twoim głównym koncie biznesowym.

❗ Kwotę VAT pozostaw na swoim koncie biznesowym. Podatek VAT nie jest pobierany od razu po wpływie płatności od klienta – środki potrzebne na jego rozliczenie powinny pozostać na koncie biznesowym do 25. dnia kolejnego miesiąca, kiedy VAT jest rozliczany z Urzędem Skarbowym.

Do czego służy pole Komentarze?

W polu Komentarze możesz wpisać dodatkową informację, która ma znaleźć się na fakturze.

Treść wpisana w tym miejscu będzie widoczna dla klienta na pliku PDF faktury. Może to być np. numer zamówienia lub inna informacja uzgodniona z kontrahentem.

Czy trzeba dołączyć umowę?

W określonych sytuacjach do przygotowywanej faktury należy dołączyć umowę z kontrahentem przygotowaną lub zweryfikowaną przez nasz Dział Prawny.

Umowa jest wymagana m.in., gdy pojedyncza faktura sprzedażowa dla jednego kontrahenta przekracza 15 000 zł netto. Jest również potrzebna przy przenoszeniu na klienta autorskich praw majątkowych.

W formularzu możesz dodać wymagany dokument w sekcji Załączniki.

Szczegółowe zasady znajdziesz w artykule: Kiedy potrzebna jest umowa z kontrahentem?

Jak przekazać fakturę do weryfikacji?

Po uzupełnieniu wszystkich danych sprawdź jeszcze raz:

• kontrahenta,
• konto bankowe,
• daty,
• kwoty,
• stawkę VAT,
• termin i sposób płatności,
• ewentualne załączniki.

Następnie kliknij Dodaj.

Dokument zapisze się jako Szkic i trafi do naszej księgowości do weryfikacji.

❗ Szkic nie jest jeszcze fakturą VAT i nie jest przekazywany do KSeF.
Po zaakceptowaniu przez księgowość zostanie wystawiona właściwa faktura VAT i dokument zostanie przekazany do KSeF.

Gdzie znajdę wystawioną fakturę?

Dokumenty znajdziesz bezpośrednio w sekcji Dokumenty sprzedaży na głównym ekranie Bizky One.

To właśnie tutaj pojawiają się przygotowywane i zaakceptowane dokumenty sprzedażowe.

Jak sprawdzić, czy klient zapłacił?

Wpływ środków sprawdzisz w sekcji Konta bankowe.

Przy swoim koncie biznesowym możesz sprawdzić saldo, a po wybraniu Historii rachunku zobaczysz wszystkie operacje, w tym wpłaty od kontrahentów.

Szczegółową instrukcję znajdziesz w artykule: Gdzie znajdę numery rachunków, saldo i historię transakcji?

Co zrobić, jeśli po akceptacji zauważysz błąd?

Po zatwierdzeniu faktury nie możesz jej po prostu anulować.

Jeżeli zauważysz błąd, np. w kwocie, przygotuj fakturę korygującą.

Przy zatwierdzonej fakturze wybierz opcję Korekta.

Najważniejsze informacje

✅ Fakturę rozpoczniesz przez Dodaj fakturę sprzedaży albo Dokumenty sprzedaży → Dodaj fakturę sprzedaży.
✅ W Bizky One najpierw przygotowujesz Szkic, a nie gotową fakturę VAT.
✅ Kontrahenta możesz dodać wcześniej albo podczas wystawiania dokumentu.
✅ Domyślnie na fakturze wybierane jest Twoje konto biznesowe w PLN.
✅ W polu Kategoria pozycji wybierz Usługa.
✅ Po kliknięciu Dodaj Szkic trafia do weryfikacji księgowości.
✅ Dopiero po akceptacji powstaje właściwa faktura VAT.
✅ Wpłatę od klienta sprawdzisz w Historii rachunku w sekcji Konta bankowe.
✅ Jeśli zaakceptowana faktura zawiera błąd, skorzystaj z opcji Korekta.